Τα οφέλη της ψηφιοποίησης

Στη νέα εποχή που διανύουμε είναι κοινά παραδεκτό πως οι επιχειρήσεις έχουν ανάγκη τόνωσης και βελτιστοποίησης της εσωτερικής τους λειτουργίας ώστε να μπορέσουν να αναπτυχθούν και να κερδίσουν το μέγιστο δυνατό μερίδιο στη διαρκώς μεταβαλλόμενη σύγχρονη αγορά.

Μονόδρομος σε αυτό τον «εκσυγχρονισμό» είναι η ενίσχυση της ψηφιακής ωριμότητάς τους με εργαλεία που θα τους εξοικονομήσουν χρόνο και θα τις καταστήσουν πιο ανταγωνιστικές και συνάμα πιο ανθεκτικές σε δύσκολες συνθήκες.

Τα οφέλη που θα αποκομίσουν υιοθετώντας ψηφιακά μέσα είτε μιλάμε για λογισμικά διαχείρισης εγγράφων (EDM) είτε για ERP, CRM κ.λ.π. είναι πολλαπλά.

Με τη χρήση συστημάτων διαχείρισης εγγράφων μειώνεται ο απαιτούμενος φυσικός χώρος αποθήκευσης τους καθώς και ο χρόνος που χρειάζονται οι εργαζόμενοι για την αρχειοθέτηση αυτών. Με αυτό τον τρόπο δίνεται και η δυνατότητα ταυτόχρονης πρόσβασης στα αρχεία χωρίς να χρειάζεται να περιμένει κάποιος τον προηγούμενο να ολοκληρώσει τη χρήση του.

Επίσης, η επιχείρηση μπορεί να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας γεγονός που δεν την αφήνει εκτεθειμένη σε απώλειες από πιθανές κακόβουλες ενέργειες, φυσικές καταστροφές και αλλοιώσεις από την πάροδο του χρόνου.

Ακόμα ένα πλεονέκτημα αυτής της διαδικασίας είναι ότι γίνεται ευκολότερη και πιο γρήγορη η αναζήτηση στοιχείων με αποτέλεσμα την ταχύτερη διεκπεραίωση σημαντικότερων εργασιών και κατ’ επέκταση την αύξηση της παραγωγικότητας.

Με την υιοθέτηση ψηφιακών συστημάτων ενισχύεται η δυνατότητα ευέλικτων εργασιακών ρυθμίσεων και τηλεργασίας, κάτι που παρέχει ευκολότερη πρόσβαση στην αγορά εργασίας τόσο στις γυναίκες – προωθώντας την εναρμόνιση επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής – όσο και στους νέους των αγροτικών περιοχών που μπορούν να εργάζονται απομακρυσμένα χωρίς να χρειαστεί να μετακινηθούν προς τα αστικά κέντρα με αποτέλεσμα την ενίσχυση των τοπικών οικονομιών.

Από την άλλη πλευρά, αυτή των σχέσεων της επιχείρησης με τρίτους, με την ένταξη νέων ψηφιακών τεχνολογιών αναβαθμίζεται ο τρόπος επικοινωνίας και βελτιστοποιούνται οι ηλεκτρονικές συναλλαγές.

Συνεπώς, με τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό τους οι επιχειρήσεις δύνανται να προσφέρουν καλύτερες υπηρεσίες και να μειώσουν τα λειτουργικά τους κόστη αυξάνοντας έτσι το περιθώριο κέρδους τους και στη συνέχεια επανεπενδύοντας για την παραγωγή νέων προϊόντων και υπηρεσιών, ώστε να ενισχύσουν την ανταγωνιστικότητά τους.